Инвентаризация всегда является рутинной задачей для любого человека, независимо от того, говорим ли мы о малом или среднем бизнесе, или даже о сложной цепочке поставок.
Меняется объем предметов, меняется и задействованный персонал, но это всегда скучная операция, отнимающая много времени, которое лучше потратить на что-то другое.
Можно ли просто избавиться от инвентаризации?
К сожалению, нет, так как это фундаментальная задача по контролю за состоянием вашего склада с точки зрения запасов материалов, изделий и полуфабрикатов на конец заданного периода. Многие компании проводят ее достаточно часто, для того, чтобы избежать проблем с повторным заказом и производством.
Если вы управляете интернет-магазином, инвентаризация еще более важна для уменьшения расхождений между физическими запасами и количеством товаров в вашей базе данных. Современный потребитель знающий и требовательный. Он ожидает скорости и экономической эффективности от систем распределения продукции, и по этой причине распределительные центры взяли на себя стратегическую роль в цепочке поставок. Поэтому ими необходимо управлять наилучшим образом. Это возможно, даже если это означает проведение инвентаризации несколько раз в год для получения точной информации о наличии и количестве продукции.
Появление новых технологий принесло множество преимуществ для промышленных процессов и, в частности, для автоматизации управления складами, что имело множество положительных последствий для управления запасами. Но не будем забегать вперед, прежде всего нам нужно понять три основные причины необходимости инвентаризации..
Регулятивные обязательства
Прежде всего, стоит помнить, что инвентаризация необходима для соблюдения законодательных и финансовых принципов количественного определения и оценки остатков. В частности, инвентаризация имеет основополагающее значение для заполнения отчетов в конце года.
В этом случае отчет должен относиться к дате окончания года конкретной компании и содержать все товары, разделенные на категории по типу, а также стоимость каждого отдельного товара, чтобы иметь возможность оценить стоимость вашей компании с точки зрения активов и обязательств.
Обеспечить эффективность производственного процесса
Вторая причина касается управления самим складом и заказами. Точная и последовательно проводимая инвентаризация позволяет вам отслеживать все поступающие и отгруженные товары.
Любые задержки, например, из-за отсутствия сырья, необходимого для производственного процесса, негативно скажутся на общей прибыли вашей компании.
Получение точной информации о наличии товара
Очень распространенной проблемой является отсутствие точной информации о фактическом наличии на складе из-за несоответствия товаров, физически находящихся на складе, и их ожидаемого количества.
Чтобы избежать таких несоответствий, просто внимательно следите за всеми операциями, выполняемыми на складе, чтобы иметь возможность следить за любыми товарами, которые заканчиваются, и приступить к их повторному заказу и/или производству.
Чтобы оптимизировать эти процессы, лучшее решение — запланировать повторный заказ товаров с учетом сроков доставки.
Как быстро провести складскую инвентаризацию?
Способы проведения инвентаризации можно сгруппировать в следующие четыре категории:
Бумага и ручка (и калькулятор)
Это традиционный метод, и он определенно подходит только в том случае, если у вас небольшой склад и ограниченное количество товаров. В этом случае первое, что вам нужно сделать, это разделить товары на категории в соответствии с вашим бизнесом.
Затем перейдите к дальнейшему разделению продуктов, принимая во внимание скорость, с которой товары заканчиваются, чтобы вы могли следить за теми, которые требуют частого изменения заказа.
Чтобы получить общее представление о состоянии складских запасов, напишите информацию рядом с каждой макро-категорией продуктов, включая имена ваших поставщиков и минимально необходимый уровень запасов.
Затем промаркируйте полки и каталогизируйте товары, описывая все на нескольких листах и создавая таблицы, отражающие физические подразделения внутри склада.
Вы можете, например, создать таблицу с информацией о том, к какой категории относится товар, дате прибытия товара, стоимости товара, количестве и т. д. и, таким образом, создать соответствующую базу данных.
Постоянно обновляйте таблицу, чтобы вам не приходилось выполнять слишком много операций каталогизации одновременно. Это увеличит вероятность ошибок.
Таблица Excel
Простое решение для ускорения складских операций — эффективно, тщательно и дотошно управлять складом. Это означает постоянное отслеживание всех операций, которые происходят внутри него: отправка, заказы, наличие на складе, возврат и так далее. Если у вас нет возможности использовать программное обеспечение для управления бизнесом, которое может сделать это автоматически за вас, вы можете использовать простую электронную таблицу Excel.
Таким образом, в конце года вам не придется тратить драгоценное время на проверку всего, а вместо этого перед вами будут подробные сводные таблицы.
Вот несколько советов по созданию приложения для управления складом с использованием электронных таблиц Excel, которое позволит ускорить операции инвентаризации.
- Используйте три отдельные листа:– один для продуктов, где вы записываете полный список товаров с указанием их поставщика и информации о наличии.
– один для поступления товаров для фиксации даты прибытия и количества товаров на складе.
– один для отправки. - Если ваш склад используется для хранения сырья, полуфабрикатов и готовой продукции, в этом случае используйте три отдельных листа для их разделения
- Соедините эти листы вместе. Как? Например, сообщите столбец, содержащий фактические данные о запасах из таблицы продуктов, на лист, содержащий информацию об отправке. Таким образом, перед подтверждением отправки вы можете без промедления безопасно проверить фактическое наличие и, конечно же, обновив только один лист, вы сможете обновлять все свои данные в режиме реального времени.
- Чтобы автоматизировать операции, используйте раскрывающиеся меню. Например, в листе заказа создайте раскрывающееся меню, которое позволит вам выбрать продукты, относящиеся к заказу, который будет отправлен, из тех, которые перечислены на первом листе «Продукты».
В Интернете доступно множество предварительно скомпилированных листов, которые помогут вам создать файл Excel. Однако это всего лишь инструмент, который, безусловно, может быть очень полезным, но только если его постоянно обновлять.
Программное обеспечение для управления складом
Если эта деятельность занимает центральное место в вашем бизнесе и стоит инвестиций, которые со временем окупятся, вы можете выбрать программное обеспечение для управления складом (WMS).
Система управления складом (WMS) фактически позволяет вам отслеживать все погрузочно-разгрузочные операции, происходящие на вашем складе. Сочетая это с использованием мобильных терминалов, таких как считыватели штрих-кодов или RFID, операторы могут очень быстро и легко держать ситуацию под контролем.
Управление запасами с помощью WMS постоянно обновляется, и это позволяет вам ускорить расчеты, необходимые для счетов вашей компании, которые, как указано выше, необходимы по финансовым и законодательным причинам.
Фактически, счета вашей компании должны отображать подробную информацию и стоимость активов и обязательств, связанных с вашим бизнесом, и все товары, разделенные на категории в зависимости от типа и стоимости, должны быть перечислены, включая указание стоимости каждой категории.
Ваша система управления также будет содержать все ваши исторические записи, поэтому проверить любые ошибки будет очень легко. Поскольку каждая компания уникальна, ваше программное обеспечение можно настроить в соответствии с индивидуальными потребностями и индивидуальными производственными потоками.
Вертикальные склады
Универсальное решение. Автоматические вертикальные склады – это решение, которое позволяет автоматизировать склад за небольшие деньги, а также решить проблемы с запасами. Эта технология заменит ваши старые полки, которые громоздки, непрактичны для перемещения товаров и совершенно не эргономичны для ваших операторов.
Автоматические вертикальные склады представляют собой конструкции высотой до 16 метров, в которых перемещаются лотки. Эти лотки вмещают до 990 кг и перемещаются внутренними подъемниками, которые доставляют их прямо на уровень доставки.
Лотки внутри склада могут вмещать продукцию разной высоты, размера, объема и веса. Программное обеспечение может автоматически регулировать высоту устройства, тем самым максимально увеличивая вертикальное пространство внутри склада и избегая отходов, благодаря шагу лотков для хранения 25 мм.
Вертикальная складская WMS позволяет вам управлять своими заказами автоматически с помощью удобного Интерфейс ПК: просто выберите продукт, который ищете, введите количество и отправьте запрос. Всего через несколько секунд продукт, который вы искали, будет доступен на уровне доставки. Мало того: программное обеспечение будет автоматически вести учет этой операции, и вы сможете провести инвентаризацию одним щелчком мыши.
Фактически, WMS отслеживает все перемещения и знает, сколько продуктов находится на складе и где они расположены: узнавайте о состоянии запасов в любой момент одним щелчком мыши и получайте инвентаризацию в режиме реального времени.
Источник статьи modula.eu
